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Par Gabrielle Lamarche, CBCI, ACRP (collaboration spéciale)
La résilience organisationnelle réfère à l’habileté d’une organisation de s’adapter face à des enjeux et des perturbations au sein de l’environnement dans laquelle l’organisation évolue. Les types de perturbations pouvant impacter une organisation sont variés et incluent notamment les événements climatiques, les crises sanitaires comme les épidémies, ainsi que les incidents de sécurité informatique.
Durant la période hivernale, ces trois types de perturbations peuvent se manifester et mettre à l’épreuve une organisation. Comment celle-ci peut-elle en tenir compte dans sa préparation pour la saison hivernale ?
Dans cet article, nous vous présenterons quelques pistes de réflexion pour débuter votre préparation à la saison hivernale, avec pour objectif de vous sensibiliser aux risques et perturbations que cette période peut poser aux organisations.
Par où commencer pour se préparer ?
Voici 3 types de perturbations à prendre en considération en période de préparation pour la saison hivernale.
1- Climatique
Globalement, il est indéniable que les changements climatiques affectent l’ensemble des organisations. Ce type de perturbations prend une place croissante en raison de la fréquence des intempéries et de leur intensité. Ainsi, les événements climatiques extrêmes sont de plus souvent évoqués.
La diversité des phénomènes climatiques en hiver peut affecter la continuité opérationnelle des organisations qu’il s’agisse de tempêtes de neige, de verglas ou de vagues de froid intense. Désormais, il est également essentiel de considérer les redoux soudains, qui peuvent provoquer des pluies abondantes et des inondations imprévues. Ces changements climatiques ajoutent des variables à la préparation hivernale des organisations, afin de préserver leur capacité opérationnelle tout au long de la saison.
Voici quelques idées à explorer afin de tenter de les atténuer.
Quelles sont les stratégies en place en cas de coupure prolongée de l’alimentation électrique ?
Il n’est pas rare que l’accès à l’alimentation électrique principale soit coupé lors de tempêtes. Il est donc nécessaire de prévoir des plans d’intervention spécifiques pour limiter les impacts de ces interruptions. De plus, dépendamment de l’ampleur de la panne et les régions touchées, des délais supplémentaires peuvent être nécessaires avant le rétablissement de l’alimentation électrique. Il est alors important de s’assurer que les mesures prévues comme les génératrices soient prêtes à être activées. Cette réflexion doit également inclure les employés en télétravail, qui pourraient également être privés d’électricité à leur domicile.
Est-ce que des routes alternatives sont disponibles pour accéder aux locaux de l’organisation ? Est-ce possible de modifier les horaires de livraison et de réception en cas de prévisions de conditions climatiques extrêmes ?
L’accumulation soudaine de neige, de verglas ou même des inondations peuvent entraîner la fermeture de routes, rendant les déplacements difficiles, voire impossibles. Ceci pourrait avoir des impacts sur la présence des employés au travail et sur les réceptions et les livraisons de produits pour l’organisation.
Est-ce que certains équipements sont à risque d’être endommagés pendant une tempête ou s’il y a accumulation de glace, de neige ou de pluie ? Si oui, comment est-ce possible de protéger ces équipements ?
L’identification de ces équipements, ainsi que la mise en place de mesures pour les protéger, seront essentielles pour maintenir la capacité opérationnelle. Il est possible de penser aux toits qui peuvent s’écrouler sous le poids de l’accumulation de neige et de glace ou à l’endommagement de serres lors de tempêtes de grêles. Par ailleurs, les plans d’intervention spécifiques liés aux divers événements climatiques extrêmes tels que les inondations devraient être révisés et prêts à être déployés.
Est-ce que mon organisation est un lieu sécurisé pour que les employés puissent se rendre sur place ?
Il est essentiel de sécuriser les lieux afin de réduire les risques d’accident, tels que les chutes liées à la formation de glace dans les stationnements et aux entrées. Des plans d’entretien spécifiques lors de tempêtes visant à maintenir les voies d’accès au site de l’organisation comme le déneigement des trottoirs contribuent à diminuer ces risques.
Quelles sont les stratégies de continuité si les fournisseurs sont également touchés par les événements ?
Il est nécessaire d’anticiper que ces phénomènes pourraient affecter des fournisseurs et des dépendances critiques, entraînant ainsi des retards supplémentaires dans les opérations internes. Les stratégies de continuité liées aux parties prenantes pourraient devoir être activées.
En somme, face à ces impacts liés aux événements climatiques, des solutions de continuité doivent être envisagées, développées et communiquées aux parties prenantes afin de garantir une mise en œuvre efficace si nécessaire.
2- Sanitaire
La période hivernale est souvent associée à la propagation de virus, telle la grippe, notamment pendant les fêtes et avec les enfants à l’école. Il serait donc pertinent d’anticiper un taux d’absentéisme accru pour ces raisons. Dans ce contexte, il est important d’envisager l’identification des mesures spécifiques comme encourager le télétravail pour limiter la propagation pendant ces périodes. Pour approfondir la réflexion, il convient de se poser les questions suivantes:
- Est-ce qu’il y a une procédure de rehaussements de l’entretien ménagé ?
- Est-ce qu’une Politique pour les employés en déplacements est en vigueur au sein de l’organisation ? Quelles sont les mesures visant les employés qui reviennent de zones avec des maladies infectieuses ? Quelles sont les consignes qui encadrent leur retour ?
- Est-ce que l’organisation a une politique de gestion pour les congés de maladie liés à des symptômes grippaux et aux maladies respiratoires ?
- Est-ce que l’organisation planifie et offre des campagnes de vaccination pour la grippe aux employés ?
- Est-il prévu de mettre à la disposition des employés du matériel sanitaire tels que des masques, des gants et des stations de désinfection des mains ? Quels seraient les endroits à prioriser ? (Espaces communs, équipements partagés, postes de travail partagés, poignées de porte, véhicules d’entreprises, les entrées des établissements, etc.)
- Existe-t-il une redondance dans les compétences pour faire face à un absentéisme accru dans certains secteurs et pour certaines tâches ?
- Quelles sont les stratégies en place en cas d’absentéisme élevé au sein des opérations ?
Ainsi, cela permet d’identifier les stratégies de continuité à mettre à jour et à valider advenant l’augmentation du taux d’absentéisme au sein des employés.
3- Technologique
La période des fêtes est particulièrement propice à une hausse d’incidents de sécurité informatique visant les organisations, en raison, entre autres, des congés accordés pendant cette période. Une anticipation de ce type d’incidents doit alors être prise en compte notamment en maintenant une vigie active sur l’ensemble des activités de l’organisation.
De plus, advenant des événements climatiques qui inciteraient les employés à privilégier le télétravail sur une période prolongée, il est essentiel de vérifier que l’infrastructure informatique reste fonctionnelle et que les tâches pourront être réalisées à distance.
Avec les congés et le télétravail, il demeure important de rappeler et de sensibiliser les employés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité avant le début de cette période. Voici quelques axes sur lesquels des actions peuvent être effectuées :
- Bonnes pratiques pour les connexions à distance
- Chiffrer les données pour les protéger contre les accès non autorisés
- Des simulations d’hameçonnage en lien avec les diverses promotions de fin d’année
- Installer régulièrement les correctifs de sécurité
- Mettre en place des pares-feux et des systèmes de détection des intrusions
- Mettre en place les outils permettant d’exiger des mots de passe complexes et uniques
- Mettre en place une authentification multifacteurs pour une couche de sécurité supplémentaire
- Mise à jour des systèmes et logiciels
- Sécurisation des équipements, tant à distance qu’en présentiel
- Suivre la règle du 3-2-1 pour les sauvegardes : 3 copies des données, sur 2 supports différents, dont 1 hors site
- Surveillance accrue du réseau informatique
En conclusion, la préparation et les stratégies de continuité développées pour cette saison sont des réflexions qui ne se limitent pas seulement à la période hivernale. Elles s’appliquent également à d’autres types de perturbations et contribuent ultimement à renforcer la résilience organisationnelle.
Si vous souhaitez obtenir du soutien pour élaborer votre préparation saisonnière ou même poursuivre vos efforts pour renforcer la résilience de votre organisation, contactez Benoit Racette Services-conseils inc. dès maintenant via [email protected].