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Bien souvent, la dépendance aux fournisseurs constitue un angle mort en matière de continuité des affaires pour les entreprises. Toutefois, vous êtes-vous déjà demandé ce qu’il pourrait arriver si l’un de vos fournisseurs les plus critiques ne pouvait soudainement plus vous offrir son bien ou son service, en raison d’un problème quelconque ? Dans cet article, notre objectif est de vous sensibiliser face à cet aspect qui est à ne pas négliger. Nous vous guiderons au travers des bonnes pratiques à adopter dans votre entreprise afin d’être mieux préparé à toute éventualité avec vos fournisseurs.
Qu’est-ce qu’un fournisseur critique ?
Tout d’abord, commençons par définir ce qu’est un fournisseur critique. Ce terme fait référence à une organisation externe qui dispense des services ou qui livre des biens qui sont essentiels à certaines activités d’une entreprise. Si ces services ou ces biens ne peuvent être fournis, les conséquences peuvent être très importantes sur la capacité d’une entreprise à maintenir ses opérations.
Les bonnes pratiques à mettre en place
Il existe plusieurs pratiques que vous pouvez implanter au sein de votre organisation afin de limiter les conséquences d’une interruption de service de l’un de vos fournisseurs critiques.
Établir la liste de vos fournisseurs
La première étape consiste à lister tous vos fournisseurs et à les associer à une activité dans l’entreprise. Une fois cette liste établie, il est important de les classer par ordre d’importance afin de mieux cibler lesquels traiter en premier si une situation survient.
Vérifier les contrats
Par la suite, portez une attention particulière aux clauses qui se trouvent dans les différents contrats que vous avez avec vos fournisseurs. Parmi ces clauses, attardez-vous spécifiquement aux délais de rétablissement, aux délais de service ainsi qu’aux compensations et pénalités si jamais le service ou le bien ne peut être maintenu. Il vaut toujours mieux être en connaissance de cause.
De plus, il est crucial qu’une clause de force majeure soit incluse dans chaque contrat. Celle-ci sert généralement à dispenser totalement ou partiellement l’exécution des obligations contractuelles d’une partie si des événements spécifiques indépendants empêchent ladite exécution.
Par ailleurs, assurez-vous que vous révisez vos contrats avec votre service juridique afin que la démarche soit bien encadrée.
Confirmer si vos fournisseurs ont des plans de continuité des affaires, de relève informatique ou en cas de cyberattaque
Au même titre que votre entreprise possède peut-être un plan de continuité des affaires, vos fournisseurs en possèdent potentiellement un à leur tour. Il est important d’avoir des discussions avec eux afin de connaître les modalités prévues envers votre entreprise si une interruption de leurs activités survient à un moment ou un autre. Ces mêmes validations doivent être effectuées en ce qui concerne le plan de relève informatique et celui en cas de cyberattaque.
En cas d’arrêt de leurs opérations, vous pouvez également vérifier avec ceux-ci s’ils sont en mesure de se relever plus rapidement que ce qui est initialement prévu dans leur plan de continuité des affaires. Toutefois, cela peut engendrer des frais supplémentaires.
En bref, ces discussions avec vos fournisseurs représentent de bons moments pour mettre de l’avant vos talents de négociation, tout en gardant en tête la relation que vous avez bâtie avec ceux-ci au fil des années.
Soyez en mode prévention
Afin d’atténuer la dépendance que vous avez envers vos fournisseurs critiques, voici en rafale quelques questions que vous pouvez vous poser :
- Est-ce qu’il y a des éléments que vous pouvez gérer à l’interne, le temps que le fournisseur puisse rétablir ses activités ?
- Est-ce que vous devriez garder un inventaire un peu plus élevé pour certains produits (ex. les produits très spécialisés), en cas d’une perte d’approvisionnement temporaire ?
- Est-ce que vous devriez adapter votre stratégie d’approvisionnement en variant vos fournisseurs, ce qui permet de répartir le risque auprès de plusieurs fournisseurs ?
- Est-ce que vous devriez établir des seuils déterminant le maximum de dépendance qu’un fournisseur peut avoir sur vos opérations les plus critiques afin d’éviter les concentrations de risques ?
- Est-ce que vous devriez prévoir une banque de fournisseurs alternatifs que vous pourriez contacter en cas d’urgence ?
En conclusion
La dépendance aux fournisseurs constitue un enjeu souvent négligé en matière de continuité des affaires pour les entreprises. Ainsi, une approche proactive s’impose pour renforcer la résilience des organisations face aux aléas liés à leurs fournisseurs. Si vous désirez avoir un avis d’expert et une aide sur mesure pour effectuer cette évaluation au sein de votre entreprise, contactez-nous via [email protected].
