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Lorsqu’une entreprise s’engage dans des voyages d’affaires, la préparation adéquate de ses employés devient un élément crucial. Cela ne se limite pas simplement à la logistique, mais également à d’autres aspects importants, tels que la sécurité. Faisant partie de la gestion de risques, ce volet représente bien souvent un angle mort pour les entreprises. Pourtant, il est primordial. En instaurant un processus rigoureux, les organisations peuvent non seulement optimiser la performance de leurs employés en déplacement ici et l’étranger, mais également démontrer un engagement envers le bien-être de leurs ressources et une approche structurée et professionnelle en la matière.
Dans cet article, nous vous présenterons certains des aspects à considérer lors de l’organisation d’un voyage d’affaires, qu’il soit à l’intérieur ou à l’extérieur du pays. L’objectif étant de vous sensibiliser, nous nous limiterons à quelques exemples.
Instaurer une politique sur le voyagement et les déplacements d’affaires
Au Québec, il est de la responsabilité de l’employeur d’assurer la sécurité de ses employés lorsqu’ils sont au travail. Lors de déplacements dans le cadre de leurs fonctions ou pour participer à des activités connexes qui engendrent des voyagements, (formations, colloques, conférences, développement des affaires, rencontres de clients, etc.) le lien d’emploi demeure valide et les employés sont considérés « au travail », puisqu’ils ne sont pas absents ou en vacances et demeurent payés durant cette période. Ainsi, une politique traitant des voyagements et déplacements doit être mise en place et adoptée par les instances supérieures. Celle-ci devrait aborder divers éléments, tels que :
- Le propriétaire de la politique
- L’attribution des responsabilités entre les parties prenantes à l’interne
- Ce qui est permis ou non lors des déplacements
- Les règles de sécurités
- Les frais remboursables
- L’évaluation des risques liés au voyagement et les moyens d’atténuation requis
- Les directives à suivre si un pépin survient alors que l’employé est en transit
- Les directives applicables à tous les voyageurs
- Les directives applicables aux employés expatriés
- Les autorisations à obtenir
- La procédure pour effectuer une rétroaction à la suite d’un voyage où des expériences négatives ont été vécues
- La gestion et le contrôle de la planification (réservation des moyens de transport, de l’hébergement, les suivis à faire durant le déplacement, etc.)
- Etc.
Préparer les employés qui voyagent
Tout voyage demande un certain degré d’organisation et les déplacements des employés n’en font pas exception. Le personnel devant se déplacer doit être adéquatement préparé avant le départ. L’entreprise doit considérer les risques associés au déplacement ainsi que les délais possibles que tout élément contraignant et imprévu peuvent engendrer.
Voici quelques exemples de volets à considérer dans la préparation :
- Briefing de départ avec l’employé, selon le type de voyage à effectuer et la destination
- Liste des effets personnels minimum requis, selon le type de voyage à effectuer et la destination
- Vaccins nécessaires
- Assurances voyage pour l’employé (maladie, décès, perte de bagages, vols, etc.)
- Assurances spécialisées pour l’employeur (ex. demande de rançon, etc.)
- Protection des appareils électroniques et de leurs accès (ordinateur, cellulaire, etc.)
- Inscription de l’employé à l’étranger, afin d’être avisé de toute situation d’urgence se déroulant dans le pays de destination
- Accompagnement de l’employé par un service de sécurité (au besoin)
- Prise en charge et accompagnement dès son arrivée à l’étranger
- Processus et moyens de communications durant le séjour
- Processus de rapatriement d’urgence, s’il y a lieu
- Numéro de téléphone d’urgence pour le responsable de l’entreprise et l’agence de voyage (24 h / 7 j)
- Etc.
Connaître les restrictions du pays de destination
Se renseigner sur les risques et les précautions à prendre lors d’un voyage à l’étranger revêt une importance cruciale pour assurer la sécurité et le succès de ce dernier. Même si le pays de destination est considéré comme sécuritaire, il est impératif de recueillir les indications nécessaires face au niveau de risque. Les différences culturelles, les normes de sécurité, les conditions sanitaires et les réglementations commerciales varient considérablement d’un pays à l’autre. Pour ce faire, l’entreprise peut tout d’abord effectuer les vérifications requises auprès du gouvernement, puis mandater une firme externe qui peut l’aider dans cette démarche.
Superviser les déplacements des employés
En tout temps, l’entreprise doit être en mesure de suivre les déplacements de l’employé et d’être capable de le ramener au pays en cas de pépin. Pour faciliter ce suivi, il est préférable de demander à ce dernier de fournir des mises à jour régulièrement pendant son voyage, de s’assurer que les communications demeurent toujours fonctionnelles ainsi que d’avoir des personnes contact préalablement définies en cas d’urgence.
Posséder un plan de gestion de crise
Finalement, un plan de gestion de crise peut être profitable pour toute organisation. En cas d’urgence grave lors d’un voyage d’affaires, ce plan s’avère utile pour assurer le rapatriement des employés à l’étranger de façon efficace ainsi que pour gérer les communications avec toutes les parties prenantes, telles que la famille, les collègues et les médias.
En conclusion
La préparation des employés avant un déplacement s’impose comme un impératif stratégique pour toute entreprise, quelle que soit sa dimension. Il est également important de considérer le seuil de tolérance au risque, puisqu’il est propre à chaque organisation.
Chez Benoit Racette services-conseils inc., nous pouvons vous aider dans ce processus, et ce, à n’importe quelle étape de celui-ci. Contactez-nous via [email protected] pour plus de renseignements.