9 scénarios qui mettent réellement les organisations à l’épreuve

Les crises prennent de nombreuses formes.

Certaines sont soudaines et spectaculaires. D’autres s’installent progressivement. Certaines font les manchettes. D’autres demeurent pratiquement invisibles aux yeux du public.

Pourtant, lorsqu’on analyse les événements ayant réellement perturbé les organisations au cours des dernières années, un constat s’impose : les causes changent, mais les conséquences se ressemblent souvent.

C’est précisément ce qui explique pourquoi les organisations les plus résilientes privilégient aujourd’hui une approche par scénario plutôt qu’une approche basée sur une multitude de plans distincts pour chaque type d’incident.

 

Avant de documenter : identifier les scénarios qui comptent réellement

L’approche par scénario ne consiste pas à sélectionner arbitrairement quelques événements et à construire un plan autour de ceux-ci.

Elle débute par une réflexion structurée visant à comprendre les perturbations majeures auxquelles l’organisation est exposée ou pourrait raisonnablement être exposée. Avant même de rédiger un plan, il est important de se poser plusieurs questions :

• Quels événements pourraient perturber significativement nos opérations ?
• Quelles sont nos principales dépendances ?
• Quels incidents auraient les impacts les plus importants sur nos activités ?
• Comment réagirions-nous à ces situations ?
• Quelles seraient les conséquences opérationnelles réelles ?

Une fois cet exercice réalisé, il devient possible d’identifier des similitudes entre plusieurs perturbations. Par exemple, un incendie, une fuite de gaz, une panne électrique prolongée, un problème majeur d’alimentation en eau ou un risque de sécurité peuvent tous mener à une même conséquence : l’impossibilité d’utiliser les locaux.

Même si les événements déclencheurs sont différents, les stratégies de continuité qui devront être mises en œuvre seront souvent très semblables. Ces situations peuvent alors être regroupées sous un même scénario : l’indisponibilité des locaux.

Le même exercice peut être réalisé pour les systèmes, les fournisseurs, les équipements critiques, le personnel ou encore les enjeux réputationnels. C’est ainsi que se construisent les scénarios de continuité.

Dans un contexte de gestion de crise, on parlera parfois de familles de crises. En continuité des activités, on parlera davantage de scénarios de continuité. Dans les deux cas, la logique demeure similaire : regrouper les situations qui nécessiteront des réponses comparables afin d’éviter une multiplication inutile des plans et des procédures.

Cette réflexion initiale demande un certain effort, mais elle permet ensuite de simplifier considérablement la documentation, les exercices, la formation des équipes et surtout le maintien à jour des plans.

 

Les 9 scénarios les plus fréquemment rencontrés

Bien que chaque organisation soit unique, certains scénarios reviennent constamment dans les démarches de continuité des activités.

Parmi les plus fréquents, on retrouve :

1. Catastrophe naturelle
2. Crise réputationnelle
3. Cyberattaque
4. Défaillance d’un équipement critique ou de production
5. Défaillance d’un fournisseur critique
6. Indisponibilité des locaux
7. Panne électrique majeure
8. Pénurie de personnel
9. Perte d’un système critique

Évidemment, cette liste n’est pas universelle. Selon votre secteur d’activité, votre environnement réglementaire, vos technologies ou votre modèle d’affaires, certains scénarios pourront être ajoutés, fusionnés ou adaptés.

• L’objectif n’est pas de tout prévoir.
• L’objectif est de couvrir efficacement les conséquences opérationnelles auxquelles votre organisation pourrait être confrontée.

 

Comprendre la logique du scénario

L’un des avantages majeurs de cette approche est qu’elle évite de créer un plan distinct pour chaque événement imaginable. Prenons un exemple simple :

• Une fuite de gaz, un incendie, une menace à la sécurité, un problème majeur de qualité de l’air ou une panne prolongée des services essentiels peuvent tous entraîner l’évacuation d’un bâtiment.

Dans un plan de mesures d’urgence (PMU), chacune de ces situations nécessitera généralement une procédure spécifique, car les premières actions d’intervention seront différentes. Cependant, une fois l’évacuation complétée, les préoccupations de continuité deviennent très similaires :

• Où les employés travailleront-ils ?
• Comment maintenir les activités essentielles ?
• Comment communiquer avec les clients ?
• Comment accéder aux ressources nécessaires ?
• Comment reprendre les opérations ?

C’est pourquoi, dans un plan de continuité des activité (PCA) ou un plan de gestion de crise (PGC) et un plan de communication de crise (PCC), ces événements peuvent être regroupés sous un même scénario : l’indisponibilité des locaux.

La même logique s’applique à plusieurs autres situations. Par exemple, une cyberattaque, une panne matérielle majeure ou une erreur humaine peuvent avoir des causes très différentes, mais conduire à une même conséquence : la perte d’un système critique. Plutôt que de documenter des dizaines de plans distincts, l’approche par scénario permet donc de se concentrer sur les impacts réels à gérer.

 

Les bénéfices d’une approche par scénario

Lorsqu’elle est bien appliquée, cette approche offre plusieurs avantages :

• Une meilleure préparation aux impacts réels.
• Des plans plus simples et plus faciles à maintenir.
• Une réduction du nombre de documents à gérer.
• Une meilleure compréhension des rôles et responsabilités.
• Des exercices plus représentatifs de la réalité.
• Une prise de décision plus rapide en situation de crise.
• Une meilleure utilisation des ressources disponibles.
• Une plus grande résilience organisationnelle.

Elle permet également d’éviter un piège fréquent : accumuler des plans qui deviennent rapidement obsolètes faute de temps pour les maintenir à jour.

 

Une question simple à se poser

« Si une perturbation majeure survenait demain matin, votre organisation serait-elle capable d’identifier rapidement dans quel scénario elle se trouve et quelles stratégies doivent être activées ? »

Si la réponse est hésitante, il est peut-être temps de revoir la façon dont vos plans sont structurés.

 

Et si vous n’avez encore aucun plan ?

La bonne nouvelle est qu’il n’est pas nécessaire de documenter des dizaines de scénarios pour commencer.

Une démarche efficace consiste d’abord à identifier les principales perturbations auxquelles votre organisation est exposée, à les regrouper selon leurs conséquences opérationnelles, puis à construire progressivement quelques scénarios robustes couvrant l’essentiel de vos risques.

Cette approche permet généralement d’obtenir des résultats plus concrets, plus faciles à maintenir et beaucoup plus utiles lors d’une véritable crise.

 

Conclusion

Les organisations ne peuvent pas empêcher toutes les crises. Elles ne peuvent pas contrôler la météo, les cybercriminels, les défaillances technologiques, les fournisseurs ou les événements imprévus.

En revanche, elles peuvent se préparer aux conséquences de ces événements. C’est précisément la force de l’approche par scénario. Lorsque les causes changent, mais que les impacts se ressemblent, la résilience ne repose pas sur la capacité à prévoir chaque incident imaginable. Elle repose sur la capacité à gérer efficacement les conséquences lorsqu’elles surviennent.

 

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