Pour bien des gestionnaires d’entreprise, il peut être difficile d’évaluer les capacités à maintenir ou reprendre ses opérations à la suite d’une interruption majeure qui pourrait perdurer dans le temps.
Plusieurs éléments doivent être analysés préalablement afin d’être bien préparé pour faire face à toute situation de perturbation majeure des opérations. Alors que tout se déroule rapidement au quotidien, il est de tout de même nécessaire de prendre un pas de recul et de connaître vos capacités réelles en pareille situation ainsi que les délais d’interruption maximaux. De plus, il incombe d’avoir les plans nécessaires en place afin d’atténuer les risques et impacts, notamment à l’aide d’un plan de continuité des affaires, un plan de relève informatique (systèmes et données) et un dédié aux mesures d’urgence.
Les différents aspects à considérer
Les conséquences d’une interruption de vos opérations peuvent atteindre plusieurs aspects de votre entreprise, par exemple : les aspects financiers, légaux, opérationnels, réputationnels, environnementaux, ainsi que ceux au niveau de la sécurité.
Quelques pistes de réflexion
a) Le volet technologique : débutons par un exemple simple. À la suite d’un incendie, vous perdez complètement l’accès à votre immeuble de bureau où vos employés y travaillent la majorité du temps, et ce, pour une période indéterminée. Que faites-vous ? Êtes-vous en mesure de maintenir ou de rétablir les services technologiques afin de soutenir les opérations de l’entreprise ? Il est important de connaître les besoins ainsi que les délais nécessaires pour le rétablissement des services technologiques et l’obtention à de nouveaux équipements. N’oubliez pas de prendre en compte la pénurie actuelle des équipements informatiques et technologiques qui augmentera les délais. Par exemple, si vous n’avez pas de 2e salle informatique déjà en place, plusieurs composantes pourraient nécessiter jusqu’à 12 mois pour la livraison. Pourriez-vous attendre aussi longtemps sans vos technologies les plus critiques ?
Ensuite, il faut analyser votre capacité à transférer vos opérations et vos employés dans un site alternatif temporaire. Possédez-vous un site de continuité des affaires ? Est-ce que ce site est déjà prêt pour accueillir vos opérations ? Est-ce que vos employés sont disposés à faire du télétravail ? Si oui, sont-ils bien installés ? En cas de panne électrique ou d’Internet dans une région où réside plusieurs de vos employés, avez-vous déterminé un endroit où ils pourraient temporairement être regroupés afin de maintenir les opérations ? La sécurité des informations constitue également un enjeu énorme en contexte de télétravail. Est-ce que vos processus à l’interne en tiennent compte ?
Si vous faites partie de ces entreprises qui utilisent encore des documents papier, il faut penser à un plan B si jamais vous les perdez dans un incident. Par exemple, en ayant des copies électroniques de ces documents.
b) Le volet financier : avez-vous les capacités financières adéquates pour faire face à un arrêt temporaire de vos activités ? Il est essentiel de prévoir une marge de manœuvre d’urgence pour assurer la pérennité de votre entreprise. Les dépenses peuvent augmenter rapidement en situation de crise, comme les premières vagues de la COVID-19 l’ont démontré. Toutefois, si votre entreprise est la seule à souffrir d’une interruption majeure, il n’y aura pas tous les programmes gouvernementaux nationaux exceptionnels de cette pandémie pour vous soutenir. Il faut également revoir vos polices d’assurance et déterminer si vous êtes couvert en cas d’un incident causant l’arrêt de vos opérations.
c) Le volet relationnel : une interruption de vos activités n’affecte pas seulement votre équipe à l’interne, mais aussi les relations avec, par exemple, vos employés, clients, fournisseurs et autres partenaires. Afin de limiter les répercussions que cela pourrait avoir avec ces derniers, il en revient alors à vous de maintenir les communications avec toutes les parties prenantes de votre organisation. Cela peut être fait en établissant des messages-clés et ciblés qui aideront à préserver la confiance et la réputation. Un plan de gestion des communications en situation de crise permettra d’atteindre cet objectif. Vous en serez gagnant non seulement à court terme, mais aussi à long terme.
De plus, lors d’une telle situation, vos clients doivent idéalement être catégorisés en ordre d’importance. Cela permet de savoir immédiatement lesquels vous devez prioriser si, le cas échéant, vous ne pouvez malheureusement pas tous les servir.
Se doter d’une structure de gestion de crise
Intégrée au plan de continuité des affaires et au plan de gestion de crise, la structure de gestion de crise permet la coordination de la réponse à un événement perturbateur afin de minimiser les dommages causés à la rentabilité, à la réputation et à la capacité de fonctionnement de votre entreprise.
Cela comprend, entre autres, les processus d’alerte et de mobilisation, les rôles et les responsabilités de chacun, le plan d’action stratégique ainsi que les communications internes et externes. Votre organisation sera alors plus résiliente et mieux coordonnée en cas d’incident majeur.
Vos fournisseurs critiques
Pour terminer, mentionnons que vous pourriez être victime d’une situation inverse, par exemple dans le cas où ce sont vos fournisseurs qui subissent une interruption de leurs services. Avez-vous déjà pensé à ce scénario ? Pour tout savoir sur la façon dont vous pouvez vous y préparer, consultez notre article de blogue à ce sujet.
En conclusion
Afin d’évaluer sommairement vos capacités en cas d’interruption des opérations et pour vous sensibiliser à votre niveau de préparation, nous vous invitons à utiliser le formulaire d’autoévaluation disponible sur notre site Web : https://racetteconseils.com/autoevaluation/.
Par la suite, si vous le désirez, n’hésitez pas à prendre contact avec nous afin que nous puissions vous accompagner dans la révision ou la mise en place de mesures qui permettront d’atténuer les impacts. Benoit Racette Services-conseils inc. peut vous aider à être mieux préparé et vous accompagner dans cette analyse. Contactez-nous dès maintenant : [email protected].