Le site de continuité des affaires, un incontournable pour votre entreprise

En tant que dirigeant(e) d’entreprise, vous êtes-vous déjà posé la question : « si je n’ai plus accès à mon immeuble pendant une longue période, où irais-je pour maintenir mes opérations ? » En effet, un incident majeur ou une crise peut nécessiter la relocalisation d’opérations vers d’autres sites internes ou externes et ce, pendant une période considérable.

Certains aspects doivent être considérés dans le choix d’un site alternatif afin qu’il soit le plus efficace, en sachant que celui-ci représente en quelque sorte votre « bouée de sauvetage », notamment :

• Stratégiquement situé. Autrement dit, le site alternatif doit être suffisamment éloigné du site principal pour ne pas être affecté par la situation en cours au site principal, tout en étant à proximité d’infrastructures publiques de qualité et facilement accessible pour vos employés et partenaires externes.
• Technologiquement viable. C’est-à-dire, posséder un niveau adéquat de technologies et d’équipements fonctionnels. De plus, il doit répondre aux impératifs de sécurité de l’information et aux besoins minimums de vos activités les plus critiques.
• Adéquatement protégé. Cela signifie que des mesures minimales doivent être mises en place afin de contrôler les accès physiques au périmètre du site et à certaines zones internes. De plus, des mesures favorisant la santé et sécurité au travail des occupants, des dispositifs assurant la détection et la traçabilité des risques ainsi que l’intégrité physique des lieux selon la réglementation en vigueur doivent être implantés.
• Opérationnellement autonome. Ainsi, les emplacements de travail et communs sont aménagés selon la réglementation en vigueur et les besoins d’affaires minimaux. Le site dispose donc de la robustesse et des capacités nécessaires afin de demeurer fonctionnel pour une longue période.

 

Le télétravail n’est pas la réponse à tout

Au tout début de la pandémie, plusieurs entreprises ont dû adapter leurs façons de faire et incorporer le télétravail dans leur quotidien. Deux ans plus tard, le télétravail ayant fait ses preuves, certaines organisations remettent en question la pertinence d’avoir un site alternatif « physique » où il est possible de regrouper les employés nécessaires pour le maintien d’activités critiques, puisque ceux-ci sont déjà installés à leur domicile pour effectuer leurs tâches.

Dans certains cas, il est vrai que le télétravail peut être une option intéressante pour des emplois de type « bureau », mais cette approche comporte des limites et peut représenter une fausse sécurité et un angle mort en termes de saine gestion.

Prenons l’exemple d’une tempête de verglas causant une panne de courant majeure dans une région de la province : plusieurs de vos employés résidant dans celle-ci et qui sont alors en télétravail pourraient ne plus avoir d’électricité ou d’accès à Internet. Dans une telle situation, que feriez-vous pour maintenir vos opérations si vous ne détenez pas de site alternatif ? Voilà pourquoi se limiter à cette approche n’est pas l’option la plus optimale pour votre entreprise. Il faut plutôt prioriser une approche polyvalente où le télétravail est considéré en complément d’un site de continuité des affaires et non l’inverse. Il s’agit d’une nuance importante.

Il est également important d’avoir une police d’assurance mentionnant que votre entreprise détient plusieurs places d’affaires, comprenant des sites multiples avec des employés en télétravail afin de couvrir les risques pouvant découler du télétravail.

 

Les types de sites de continuité des affaires

Plusieurs options s’offrent à vous lorsque vient le temps de déterminer un site de continuité des affaires. Il est vrai que le télétravail est efficace et peut être maximisé, mais, comme mentionné, il est important de garder un site où les employés peuvent se regrouper.

1. Utiliser un emplacement de travail existant. Si votre entreprise dispose de plus d’un site (immeuble / bureaux), vous pouvez répartir des tâches entre ceux-ci et préparer ces endroits en conséquence, soit en y configurant des espaces communs, des bureaux libres avec des ordinateurs prêts à être utilisés, etc. C’est l’une des meilleures options puisqu’elle vous permet d’avoir une pleine liberté quant à la gestion et l’accessibilité du site. Et généralement, c’est l’approche la moins onéreuse.
2. Avoir une entente bilatérale avec une autre entreprise. Que ce soit avec une entreprise œuvrant dans la même industrie que la vôtre ou bien dans un autre domaine, il est possible de signer une entente avec celle-ci afin de partager vos espaces de travail respectifs. Cette approche demande plus d’organisation, par exemple pour prévoir l’espace nécessaire ou l’équipement requis en cas d’incident, mais son principal avantage est qu’elle est moins coûteuse que de louer des espaces dédiés. Toutefois, il faut s’assurer de bien séparer vos activités avec celle de l’autre entreprise afin de respecter la sécurité des informations de chacune, que ce soit d’avoir une connexion Internet distincte ou bien des infrastructures informatiques séparées. Il en est de même avec les dossiers papiers et les interactions entre employés des deux organisations.
3.  Faire affaire avec une entreprise spécialisée dans la mise en place de sites de continuité des affaires.  Généralement, ces dernières proposent deux approches.

• • Un site dédié. Cela vous permet de louer un espace quelconque que vous pouvez aménager comme vous voulez et qui est accessible en tout temps.
  • Un site partagé. Cela signifie que l’espace est loué à plus d’une entreprise. Bien que cette approche soit moins coûteuse qu’un site dédié, elle comporte comme risque que l’espace loué ne soit pas disponible lorsque vous en aurez de besoin. Cela se produirait dans le cas où une autre entreprise l’occuperait déjà à ce moment, et vous n’auriez donc plus de site de continuité des affaires.

 

Les sites de relève technologique et de coordination d’urgence

En plus du site de continuité des affaires où la reprise des opérations est effectuée, il est important de considérer deux autres emplacements stratégiques : un site de relève technologique ainsi qu’un site de coordination d’urgence.

En cas d’incident technologique majeur, un site de relève technologique permettrait d’héberger au minimum des copies de sauvegarde de toutes vos données d’entreprise et d’offrir les supports technologiques nécessaires pour les exploiter. Différentes approches sont possibles afin d’atteindre cet objectif en considérant les sites infonuagiques et physiques.

Par ailleurs, le site de coordination d’urgence est tout indiqué pour les organisations possédant des usines ou plusieurs bureaux. Par exemple, en cas d’évacuation lors d’un incendie, ce site permet de réunir sous un seul et même toit les gestionnaires responsables de coordonner la réponse à un incident majeur et/ou une urgence ainsi que la reprise des opérations.

 

En conclusion

Les entreprises doivent être prêtes à faire face à toute éventualité, puisqu’aucune d’entre elles n’est à l’abri d’un risque. Des ressources et des mesures doivent être mises en place à l’avance afin d’assurer une relève minimale des opérations les plus critiques. Par ailleurs, les risques ne doivent pas être tous concentrés au même endroit, d’où l’importance de savoir répartir les ressources efficacement.

L’équipe de Benoit Racette Services-conseils inc. vous aidera à mettre en place ou à réviser votre site de continuité des affaires, de relève technologique ou de coordination d’urgence en s’appuyant sur les meilleures pratiques et normes reconnues en la matière. Bien sûr, nous prenons toujours en compte votre réalité afin d’offrir un service qui correspond à vos besoins. Contactez-nous dès maintenant : [email protected].