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Dans un article précédent, nous avons parlé de l’importance d’identifier les risques externes pouvant interrompre les opérations de votre entreprise. Cela étant dit, il est essentiel de s’attarder à un type spécifique de risque pouvant avoir de lourdes conséquences sur vos activités : une potentielle interruption de service provenant d’un de vos fournisseurs. En effet, toute entreprise est sans contredit dépendante de la plupart de ces derniers. Prenons deux exemples concrets : avec le retour graduel en travail hybride au bureau, que feriez-vous si votre entreprise perdait toutes ses connexions Internet durant plusieurs jours à la suite d’un incident majeur chez votre fournisseur ? Ou encore, votre plus important fournisseur de biens ou services n’est pas en mesure de maintenir ses opérations pendant plusieurs semaines. Êtes-vous prêt à ces éventualités ?
Malheureusement, il est difficile d’avoir un contrôle sur ces situations lorsqu’elles surviennent, d’où l’importance de planifier à l’avance certains scénarios permettant d’atténuer les effets de ce type de risque. Le sujet étant très large, nous nous limiterons à vous présenter quelques cas de figure afin de vous sensibiliser à l’importance de l’implantation de ces mesures au sein de votre organisation.
Identifier les fournisseurs critiques et les catégoriser
La première étape consiste à recenser l’ensemble de vos fournisseurs et d’identifier lesquels sont les plus critiques pour votre entreprise. Particulièrement pour les grandes organisations, il serait impossible de contacter chacun d’entre eux afin de vérifier s’ils possèdent un plan de continuité des affaires (PCA) en cas d’interruption de services. En identifiant les plus critiques et en les catégorisant, vous arrivez à simplifier le processus et à vérifier avec chacun d’entre eux les mesures mises en place.
Dans certains cas, il est également possible de conclure une entente avec le fournisseur afin de déterminer un minimum à respecter en ce qui a trait à la continuité des affaires, par exemple, le délai de recouvrement. Un audit effectué par une tierce partie neutre, telle qu’une firme externe, est aussi une option envisageable afin d’avoir la certitude que celui-ci détient un plan de relève adéquat.
De plus, l’importance relative de chaque fournisseur n’est pas nécessairement liée aux coûts des services / biens facturés ou au nombre d’employés qui utilisent le service dans votre organisation. Il faut plutôt s’attarder aux répercussions qu’une interruption de ses services aura sur vos opérations. Plus celles-ci sont importantes, plus ce fournisseur est critique. Les questions à se poser devraient être orientées sur l’évaluation des conséquences financières, légales, opérationnelles, la sécurité, la réputation, etc.
Il est donc bénéfique de bien se préparer à toute éventualité et de préparer un plan B si jamais les services d’un fournisseur critique sont interrompus.
Par ailleurs, il est pertinent de demander à quelques-uns de vos partenaires les plus importants de participer à certains de vos tests et exercices de continuité des affaires et vice versa, afin de valider les capacités réelles et les délais de recouvrement prévus. Cela permet alors d’inclure toutes les parties prenantes dans le processus et de s’assurer que tous les facteurs sont pris en compte.
Rester à l’affût de l’actualité
Une chose est certaine, la pandémie a démontré que nous vivons dans un monde interconnecté. Au courant des deux dernières années, toutes les entreprises étaient à armes égales face à cette situation et en subissent encore aujourd’hui les contrecoups, par exemple quant au manque de matières premières ainsi qu’à la pénurie de main-d’œuvre. Les dépendances technologiques au sein des organisations, surtout en contexte de télétravail, augmentent également les risques. C’est pourquoi il est important de prendre conscience de celles-ci et de mettre des mécanismes en place à l’interne pour améliorer la sécurité de vos informations.
À l’inverse, il existe des situations plus isolées pouvant entraîner des conséquences ciblées sur quelques entreprises seulement. Pensons à la guerre en Ukraine qui se déroule actuellement et qui a un impact à plusieurs niveaux. Par exemple, une grande entreprise d’ici pourrait avoir son centre d’appels situé en Europe et la situation en Ukraine pourrait grandement bouleverser les activités du centre d’appels. Donc, par le fait même, impacter les activités de ladite entreprise située à des milliers de kilomètres et sur un autre continent. De plus, il est tout à votre avantage de pousser la réflexion, à savoir : j’ai un fournisseur qui est basé à Montréal, mais lui, où sont situés ses propres fournisseurs ? Il ne faut pas tenir nécessairement pour acquis qu’ils sont tous situés ici, au Québec.
Nous présentons ces cas de figure afin de démontrer qu’aucune organisation n’est à l’abri d’un imprévu. Il est donc important de rester à l’affût de l’actualité et de toujours se questionner, à savoir, comment une telle situation pourrait vous affecter d’une manière ou d’une autre.
En conclusion
En bref, il ne faut pas négliger l’impact qu’une interruption des services d’un de vos fournisseurs peut avoir sur vos opérations. Tout comme les autres risques externes, il faut être prêt à toute éventualité afin d’assurer un minimum de reprise de vos activités. Benoit Racette Services-conseils inc. peut vous aider à être mieux préparé et vous accompagner dans cette analyse. Contactez-nous dès maintenant : [email protected].