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Chez Benoit Racette Services-conseils inc., une question nous est souvent posée : existent-ils des façons d’alléger les plans de résilience afin qu’ils soient davantage opérationnels ? La réponse est oui ! Il est vrai que ces documents peuvent être parfois très lourds puisqu’ils contiennent plusieurs informations variées.
Si tel est votre besoin, cet article est tout indiqué pour répondre à vos questions. Nous vous donnons quelques trucs afin de réduire la longueur de vos plans de résilience, spécifiquement ceux de continuité des affaires, de gestion de crise et de relève informatique.
Créez deux documents distincts
Lorsque ces plans sont élaborés, la première étape consiste à rédiger une mise en situation qui se retrouve au tout début du document. Celle-ci sert à mettre la table en expliquant, par exemple, la gouvernance, les rôles et responsabilités de chacun, les définitions, les principes, etc.
Bien que cette section du plan soit essentielle, il est possible de l’inclure dans un document distinct afin de réduire la longueur du plan. Ce document indépendant contient alors toutes les informations plus génériques qui y sont liées. Cela fait en sorte que lorsque les mesures doivent être déclenchées en situation d’urgence, les employés ont accès rapidement et efficacement aux procédures dont ils ont besoin, dès les premières pages du plan. Par ailleurs, si vous désirez tout de même conserver toutes les informations dans un seul et même dossier, il est possible de déplacer les directives génériques en annexe de celui-ci plutôt qu’au tout début.
Rappelez-vous qu’il est primordial de bien connaître les directives génériques avant de déclencher un plan. Pour ce faire, la formation de chaque personne impliquée est nécessaire. Un bon moyen de maintenir vos employés à jour sur ces procédures est de leur faire passer quelques questionnaires en ligne sur une base régulière.
Autres solutions en rafale
D’autres moyens existent afin de rendre vos plans de résilience plus efficaces et accessibles. En voici quelques-uns :
- Ne pas utiliser de papier, mais plutôt un système spécialement conçu pour les plans de résilience, qui sont hébergés en infonuagique. En plus d’être une solution écologique, cela permet de faciliter l’accès aux documents via divers appareils (ordinateur, téléphone, tablette, etc.).
- Utiliser des plateformes collaboratives, telles que Sharepoint ou OneDrive, auxquelles toutes les parties prenantes ont accès. Cette méthode nécessite toutefois d’effectuer davantage de mises à jour manuelles.
- Utiliser des approches visuelles, telles que des ordinogrammes, des « flow charts », etc.
Simplifier ne veut pas dire fusionner par « obligation »
Si vous envisagez de simplifier vos plans de résilience, il y a toutefois un piège à éviter : ne cherchez pas absolument à regrouper plusieurs informations qui proviennent de départements différents dans votre entreprise, car cela pourrait causer la perte ou la dilution de détails importants. Si certaines équipes ont des tâches et responsabilités similaires ou très complémentaires, il pourrait être envisageable de les consolider dans un même plan. Dans le cas contraire, il est préférable d’évite cette approche. Il est bien important de toujours regrouper des départements qui ont des similarités au niveau de leurs fonctions d’affaires (processus ou activités)
En conclusion
En adoptant les approches décrites ci-dessus, vous pouvez simplifier et faire en sorte que vos plans de continuité des affaires, de gestion de crise et de relève informatique sont à la fois plus concis, plus opérationnels et prêts à être mis en action lorsque cela est nécessaire.
Si vous avez besoin d’aide d’un professionnel pour bâtir des plans de résilience adaptés ou bien pour les optimiser, contactez-nous dès maintenant : [email protected].