Préparer son entreprise pour l’été : anticiper les risques et s’adapter aux changements

Alors que l’été approche à grands pas, les entreprises ont tout à gagner en planifiant adéquatement leurs activités selon les vacances de leur équipe et/ou une fermeture estivale temporaire. En passant par les aléas externes majeurs pouvant survenir jusqu’à la gestion de la sécurité, des sites et des employés, plusieurs éléments doivent être considérés afin d’être bien préparés.

Dans cet article, nous vous fournissons quelques exemples de risques auxquels les organisations font face spécifiquement pendant l’été, les conséquences qui peuvent en découler ainsi que les divers aspects à prendre en compte afin de les atténuer convenablement. L’objectif de cet article étant de vous conscientiser, nous nous limiterons à quelques brèves explications.

Les aléas externes majeurs

Il existe une réalité à laquelle toutes les entreprises sont exposées au Québec : les changements climatiques de plus en plus présents, engendrant plusieurs incertitudes et demandant une vigilance encore plus accrue de leur part. Le printemps et l’été 2023 ont notamment été marqués par divers événements environnementaux fortuits, tels que les algues vertes contaminant l’eau, des glissements de terrain, des inondations, de la grêle, des pluies abondantes, des tornades, du verglas et des vents violents.

Par ailleurs, les chaleurs accablantes de longue durée ont causé à elles seules de nombreux aléas : pensons aux feux de forêt dont plusieurs régions ont été victimes, des cours d’eau à très faible niveau, des orages violents, une pollution de l’air importante et des sécheresses.

À chaque industrie, ses risques

Les changements climatiques nommés ci-haut peuvent avoir des répercussions significatives sur divers types d’entreprises, et ce, de différentes manières. C’est pourquoi il est important d’identifier ceux pouvant affecter vos opérations selon votre secteur d’activités. Pour vous aider à vous orienter, voici quelques exemples concrets :

• Agriculture et industrie alimentaire : les températures extrêmes ou des précipitations irrégulières peuvent affecter les cultures, les récoltes et la disponibilité des produits alimentaires. Cela peut entraîner une augmentation des coûts de production, une diminution des rendements et une instabilité des prix des aliments.
• Tourisme et loisirs : les changements climatiques peuvent altérer les destinations touristiques en modifiant les paysages naturels, en augmentant les risques de phénomènes météorologiques extrêmes, ou en affectant les activités de plein air. Cela peut influencer les habitudes de voyage et réduire la fréquentation touristique dans certaines régions.
• Immobilier et assurance : les inondations ainsi que l’augmentation de la fréquence et de l’intensité des tempêtes peuvent accroître les risques pour les biens immobiliers situés près d’un cours d’eau et les infrastructures. Les entreprises immobilières et les assureurs peuvent être confrontés à des coûts croissants liés aux sinistres et aux dommages causés par ces événements inhabituels et extrêmes.
• Transport et logistique : les variations des conditions météorologiques peuvent affecter les routes, les voies ferrées, les ports maritimes et les aéroports, entraînant des retards, des annulations et des coûts supplémentaires pour les entreprises de transport et de logistique. De plus, elles peuvent endommager les infrastructures de transport et perturber les chaînes d’approvisionnement.
• Énergie : les changements climatiques peuvent influencer la production et la distribution d’énergie, en particulier dans les secteurs dépendants des ressources naturelles comme l’énergie hydraulique, éolienne ou solaire. Ceux-ci peuvent endommager les infrastructures énergétiques et perturber les réseaux de distribution, entraînant des pannes de courant et des perturbations dans l’approvisionnement en énergie.
• Soins de santé : par exemple, des vagues de chaleur plus fréquentes et intenses peuvent augmenter le nombre de patients souffrant de coups de chaleur et d’autres problèmes de santé liés à la chaleur, ce qui entraîne une demande accrue de services médicaux d’urgence et de soins hospitaliers. De plus, des événements météorologiques intenses tels que les tempêtes et les inondations peuvent endommager les infrastructures hospitalières et perturber les opérations, obligeant les hôpitaux à mobiliser des ressources supplémentaires pour répondre aux besoins des patients touchés tout en déterminant rapidement des sites alternatifs et es contournements.
• Télécommunications et technologies de l’information : les changements climatiques peuvent endommager les infrastructures de télécommunication, provoquant des interruptions de service. Les conditions météorologiques variées peuvent également affecter les performances des réseaux sans fil.

Les bouleversements environnementaux peuvent donc avoir un large éventail de conséquences sur les entreprises, allant des coûts de production accrus et des risques pour les biens et les infrastructures à la perturbation des activités commerciales et des chaînes d’approvisionnement.

En outre, ceux-ci peuvent aggraver ou faire apparaître certains problèmes de santé auprès de la population, faire évacuer massivement des régions, provoquer des fermetures majeures de routes ainsi que des problèmes de santé mentale chez les personnes concernées : sinistrés, employés et gestionnaires impliqués dans la gestion de la crise.

Les organisations doivent également envisager la possibilité de devoir gérer plusieurs événements perturbateurs à la fois (ex. une chaleur accablante accompagnée d’un feu de forêt et d’une mauvaise qualité de l’air), ce qui peut complexifier les interventions. De plus, ces événements touchent souvent plusieurs régions à la fois, affectant ainsi les capacités humaines et matérielles des entreprises.

 

La sécurité, les sites et les employés

Au niveau de la gestion de la sécurité physique et de l’information, ainsi que des sites d’affaires et des employés, plusieurs aspects sont à considérer afin d’être bien préparés en vue de la saison estivale.

 

Sécurité physique et de l’information

Avez-vous déjà pensé que le simple fait d’afficher publiquement les noms de vos employés et leur emplacement à l’entrée de votre immeuble pourrait porter atteinte à leur sécurité ? Ceci n’est qu’un exemple plutôt banal, mais qui démontre l’importance de réfléchir à tous les moindres détails sur la façon dont vous protégez les membres de votre équipe.

Voici, en rafale, certaines mesures nécessaires à mettre en place permettant d’éviter des accidents de travail et/ou des dommages aux installations et équipements de votre entreprise :

• Identification des zones à risques dans les périmètres de l’entreprise : c’est-à-dire celles où les employés sont plus susceptibles d’être victimes d’un crime ou d’un accident, comme les stationnements, les zones mal éclairées ou isolées. Des mesures de sécurité supplémentaires doivent être prises dans ces endroits, telles que l’installation de caméras de surveillance et l’augmentation de la présence de patrouilleurs ou encore, l’ajout de systèmes d’éclairage et de sécurité.
• Contrôle de l’accès des visiteurs et des fournisseurs : tous les visiteurs et fournisseurs doivent être enregistrés et munis d’un accès avant d’entrer dans les locaux de l’entreprise. Idéalement, ils devraient être accompagnés afin de diminuer les risques de vols et la prise de photos d’informations confidentielles. Aussi, durant la période estivale, il faut vous demander si les employés en vacances et les fournisseurs peuvent tout de même accéder à l’immeuble, même si tout est fermé.
• Portes extérieures ouvertes : les portes extérieures doivent être verrouillées lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Si les portes doivent être ouvertes pendant la journée, un agent de sécurité devrait être présent ou d’autres dispositifs de sécurité devraient contrôler les accès.
• Problèmes et risques sociaux : il est important d’être conscient des problèmes et des risques sociaux qui peuvent survenir pendant l’été selon les endroits où sont situées vos installations. Par exemple, la criminalité locale, l’occupation illégale de vos locaux, stationnements, conteneurs, remorques par des squatteurs, les manifestations, la consommation de drogues et d’alcool près ou sur vos sites, l’occupation de vos terrains tels que par des personnes sans domicile fixe, des campeurs, etc.
• Accès aux documents et dossiers physiques au bureau : il est essentiel de sécuriser les données et documents confidentiels. Par exemple, il pourrait être nécessaire de s’assurer que les connexions VPN non essentielles sont désactivées, que les ordinateurs portables ainsi que les papiers confidentiels sont rangés sous clé et que les documents inutiles sont déchiquetés.
• Télétravail : maintenant bien implanté dans une grande majorité d’entreprises, engendre à lui seul son lot de risques. Parmi ceux-ci, pensons à l’accès aux documents papier, l’écoute et l’enregistrement des appels, l’aménagement inadéquat de l’espace de travail à la maison ou bien les introductions par effraction dans le domicile. Sachant cela, il est donc primordial de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données confidentielles et assurer la sécurité des employés travaillant à distance. Cela peut inclure l’utilisation de VPN sécurisés pour l’accès aux documents sensibles, des politiques claires sur la manipulation des informations confidentielles à domicile ainsi que des directives sur la manière de signaler les activités suspectes ou les incidents de sécurité. De plus, les employeurs doivent fournir des conseils et des ressources pour aider les employés à créer un environnement de travail sûr à la maison.

Gestion des sites

Il est fréquent que des entreprises ferment temporairement pendant l’été, par exemple pendant deux ou trois semaines. D’une part, il est donc primordial de vérifier les horaires estivaux de vos fournisseurs les plus critiques afin de mieux prévoir vos activités, ainsi qu’une alternative si ceux-ci sont fermés durant leurs vacances. D’autre part, assurez-vous de communiquer les informations importantes avant d’éventuels changements en lien avec les conditions estivales avec toutes les parties prenantes.

Gestion des employés

Il est essentiel de maintenir à jour les coordonnées des personnes responsables dans vos plans de résilience (ex. mesures d’urgence, continuité des activités, gestion de crise) afin d’assurer une réponse efficace en cas d’urgence. De même, il est crucial de rappeler à ces responsables et à leurs substituts leurs rôles et responsabilités en situation de crise. Par ailleurs, comme il y a souvent une diminution des ressources durant la période estivale, il est nécessaire de revoir le calendrier de vacances pour garantir que les substituts identifiés puissent intervenir en cas de besoin. Cela permet d’éviter qu’ils soient en vacances en même temps, compromettant ainsi leur disponibilité et diminuant les pertes de contrôle en cas de gestion de crise.

En conclusion

L’approche de la saison estivale soulève une série de défis pour les entreprises, allant des aléas externes majeurs aux préoccupations relatives à la sécurité des sites et des employés. En adoptant une approche proactive et en mettant en œuvre des stratégies adaptées, les organisations peuvent renforcer leur résilience et minimiser les impacts potentiels des perturbations sur leurs activités.

Vous avez besoin d’aide pour vous préparer face à la saison des beaux jours et ainsi avoir la paix d’esprit? Contactez Benoit Racette Services-conseils inc. dès maintenant via [email protected]!