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Aucune entreprise n’est à l’abri d’une interruption de ses opérations. Ainsi, afin de contrer les conséquences potentielles d’une telle perturbation, des mesures de prévention, des contournements et des stratégies d’atténuations doivent être définies et mises en place. Toutefois, cette seule démarche est insuffisante. Il est également nécessaire de valider leur efficacité globale, d’attester du niveau de préparation et d’éprouver les capacités de résilience de l’organisation par le biais de tests et exercices. Cela permettra également d’entraîner et former les ressources, d’évaluer et d’améliorer la performance tout en identifiant les progrès et les anomalies.
Nous vous suggérons d’appliquer les meilleures pratiques en la matière et de les considérer dans votre planification stratégique. L’objectif de cet article étant de vous conscientiser sur le sujet, nous aborderons uniquement les volets les plus efficaces et simplifiés à considérer pour les tests et exercices.
Les tests & exercices en cinq volets
1- Le calendrier de tests et exercices
Il est nécessaire de concevoir un calendrier de tests et exercices annuellement afin d’obtenir un portrait global. Celui-ci permet de déterminer à l’avance les tests et exercices devant être effectués ainsi que leur fréquence. Également, il est souhaitable que la direction de l’entreprise approuve le calendrier afin d’obtenir l’appui et le levier nécessaire à sa réalisation. À titre d’exemples, citons un exercice de communication et de mobilisation en situation d’urgence, un exercice de relève technologique ou bien une simulation en temps réel.
Quatre éléments clés doivent être considérés lors de l’élaboration du calendrier, et ce, pour chaque test et exercice :
- Le contexte : La question à se poser est « est-ce un bon moment pour faire l’exercice ? » Il faut se rappeler qu’il ne doit pas perturber les opérations régulières de l’entreprise.
- Les efforts requis : Quel type de test ou exercice souhaitez-vous effectuer ? Quel est le temps nécessaire à sa réalisation ? Quels sont les moyens, les ressources et la planification dont vous aurez besoin ? Quel est le niveau de complexité et à quoi correspondent les coûts associés ?
- Le résultat anticipé : Avant d’effectuer un test ou un exercice, il faut être bien préparé et déterminer les critères de succès. Si vous pensez que le résultat sera un échec assuré (peu importe la raison), il est préférable de ne pas le planifier ou tout simplement de l’effectuer à un moment où il sera possible d’évaluer convenablement les capacités et que des leçons pertinentes en seront tirées.
- L’urgence de réalisation : Est-ce nécessaire de valider rapidement une capacité ? Y a-t-il une vulnérabilité potentielle à tester rapidement ? Est-ce qu’il y a une exigence légale ou règlementaire contraignante à respecter avant une certaine date ? Il faut également prendre ces détails en compte lors de la création ou de la mise à jour annuelle du calendrier.
2- La planification
La planification représente un document officiel qui précise tous les éléments dont vous avez besoin pour effectuer les tests et exercices, tels que :
- Les objectifs
- Le type de test ou d’exercice et sa description
- Les critères de succès
- Les contraintes
- L’envergure et les exclusions
- Les participants requis et observateurs qui seront présents
- Les rôles et responsabilités de chaque personne impliquée
- La logistique et les besoins
- La date, l’heure et le lieu où se fera le test
3- Le suivi du déroulement
Lors de l’exécution du test ou de l’exercice, il est important de veiller à ce que tout se déroule dans les règles de l’art et que chaque personne impliquée comprenne bien son rôle et l’effectue de manière adéquate. Par exemple, les observateurs doivent s’assurer d’être attentifs à ce qui se passe et prendre des notes de façon rigoureuse afin de ne rien manquer tandis que les participants doivent suivre leurs procédures et/ou scripts tout en complétant les documents prévus. Le plan de déroulement global doit également être suivi rigoureusement afin de ne rien omettre.
4- Le bilan
Une fois le test ou l’exercice effectué, il faut compléter un bilan. En plus de contenir une description de ce qui a été réalisé, il contenir tous les résultats et les conclusions en s’appuyant sur les critères de succès préalablement définis dans le document de planification. C’est à cette étape que vous êtes en mesure d’identifier les anomalies détectées et les leçons apprises. Toutes les anomalies et les recommandations doivent être consignées dans un registre de suivi qui sera utilisé dans le plan d’action (étape suivante). Finalement, le bilan doit faire l’objet d’une reddition de compte officielle auprès de l’équipe de direction.
5- Le plan d’action
Le plan d’action a pour objectif de prioriser la réalisation d’initiatives ou de projets dans le but de régler les recommandations dans les bilans des tests et exercices. Comme il est difficile de régler l’ensemble des irrégularités d’un seul coup, il importe d’assigner les plus prioritaires à des responsables afin que les correctifs nécessaires soient faits à l’intérieur d’un échéancier précis.
En conclusion
Les tests permettent de valider des capacités, d’assurer un niveau acceptable de connaissance des processus applicables en cas de déclenchement des plans de résilience, tout en développant le travail d’équipe dans un tel contexte. Non seulement cette démarche permet d’atténuer les impacts sur votre entreprise et de préserver votre réputation, mais elle permet aussi de rassurer et de fidéliser vos clients. L’équipe de Benoit Racette Service-conseils inc. possède l’expérience requise pour vous aider à planifier et exécuter des tests et exercices adaptés à votre réalité, et ce, pour tous les niveaux d’intervention de votre entreprise. Contactez-nous dès maintenant : [email protected].
