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L’été est souvent synonyme de vacances, de ralentissement des activités et de bureaux partiellement occupés. Pour plusieurs organisations, cette période est également perçue comme plus calme et moins risquée. L’expérience démontre pourtant le contraire.
Les perturbations majeures ne prennent pas de vacances
Les incidents ne prennent pas de vacances. Une panne informatique, un problème chez un fournisseur, un incident de cybersécurité ou une situation d’urgence peuvent survenir à n’importe quel moment. Et lorsqu’ils surviennent en plein été, une vulnérabilité particulière apparaît souvent : l’absence des personnes qui détiennent les connaissances essentielles au fonctionnement de l’organisation.
Dans plusieurs entreprises, certaines informations critiques reposent encore largement sur quelques individus. Ce sont eux qui connaissent les procédures particulières, les contacts importants, les solutions de contournement ou encore les subtilités de certains systèmes. Tant qu’ils sont disponibles, cette dépendance passe souvent inaperçue. Le problème apparaît lorsqu’ils sont absents.
Conséquences en pareille situation
Si une interruption survient et qu’une personne clé est en vacances, l’organisation peut rapidement faire face à des délais supplémentaires, à des décisions difficiles ou à des erreurs évitables. Dans certains cas, la reprise des activités dépend davantage de la disponibilité d’une personne que de la qualité des plans en place.
Comment savoir si votre organisation présente ce risque?
Voici trois indices révélateurs :
- Une seule personne connaît réellement certaines tâches ou certains processus essentiels;
- Les coordonnées, accès ou procédures critiques ne sont pas documentés ou sont difficiles à retrouver;
- Les remplaçants désignés n’ont jamais eu l’occasion d’exercer leurs responsabilités.
Mesures simples permettant de réduire cette vulnérabilité
Avant de partir en vacances, assurez-vous que les informations essentielles sont documentées et accessibles. Vérifiez également que les accès requis sont disponibles pour les personnes qui pourraient devoir intervenir en votre absence.
Il est également utile de confirmer qui assumera certaines responsabilités critiques pendant la période estivale. Un remplaçant désigné devrait connaître ses responsabilités et savoir où trouver l’information nécessaire en cas de besoin.
Courte validation à faire
Pour valider votre niveau de préparation, posez une question simple à la personne désignée comme remplaçante :
« Si un incident majeur survenait demain matin alors que je suis en vacances, saurais-tu quoi faire, qui contacter et où trouver l’information nécessaire? »
Si la réponse est hésitante ou incomplète, il est probable que certaines informations critiques demeurent dépendantes d’une seule personne.
Une courte discussion de 30 minutes avec les principaux remplaçants permet souvent d’identifier des lacunes dans la documentation, les accès ou la compréhension des responsabilités. Mieux vaut les découvrir maintenant qu’au moment où une interruption réelle survient.
En conclusion
La résilience organisationnelle ne repose pas uniquement sur des plans ou des procédures. Elle repose aussi sur la capacité d’une organisation à fonctionner lorsque certaines personnes ne sont pas disponibles. L’été constitue donc une excellente occasion de vérifier si les connaissances essentielles sont réellement partagées ou si elles prennent elles aussi des vacances.
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