+ de 4000 abonnés
Implanter un plan de résilience efficace (de continuité des affaires, de mesures d’urgence, de gestion de crise, de relève informatique, etc.) repose en grande partie sur une attribution judicieuse des rôles et responsabilités. Toutefois, au sein d’une entreprise, une erreur que nous remarquons souvent consiste à désigner automatiquement la personne chargée du projet d’implantation du plan comme coordonnateur global de ce dernier. Pourtant, ce rôle nécessite des compétences spécifiques et ne devrait pas être attribué par défaut.
En effet, il y a une différence entre le fait de mettre des éléments en place dans le cadre d’un projet et de les faire vivre sur le long terme. Une personne compétente pour l’implantation d’un tel plan ne sera pas forcément celle qui saura bien le gérer une fois qu’il est déployé dans une situation réelle.
Dans cet article, nous vous expliquons de façon synthétique comment structurer les rôles et responsabilités dans un plan de résilience pour en assurer l’efficacité et la pérennité.
Les nuances entre leadership et coordination
Tout d’abord, il est important de différencier le rôle de leader de celui de coordonnateur. Le leader représente l’autorité et la vision stratégique, prenant les décisions clés en situation de crise. Il est souvent issu de la haute direction et doit inspirer confiance tout en maintenant une ligne directrice claire pour l’ensemble de l’entreprise.
Quant à lui, le coordonnateur a pour mission principale d’assurer le bon déroulement du plan de résilience en veillant à la mise à jour des procédures ainsi qu’à la mise ne place des stratégies et moyens et dispositifs, à la planification des tests et exercices et à la reddition de comptes, entre autres. Son efficacité repose sur sa capacité à structurer les actions, à collaborer avec les différentes équipes et à garantir une bonne communication entre les parties prenantes. Durant une situation de crise réelle, il coordonne les différentes actions des parties prenantes et est directement impliqué dans la gestion de la perturbation. Contrairement à la croyance populaire, il n’obtient généralement pas de pouvoir additionnel et aussi, il peut se greffer au comité de direction ou de crise.
Confondre ces deux rôles peut mener à une mauvaise répartition des responsabilités, nuisant ainsi à l’efficience du plan. Cependant, dans une plus petite organisation, il est parfois possible que le leader et le coordonnateur soient la même personne, mais ce n’est pas une règle absolue.
La sélection des responsables et des substituts
Bien que les gestionnaires soient souvent désignés en tant que responsables, leur charge de travail ne leur permet pas toujours d’assumer pleinement cette responsabilité. Une bonne approche consiste alors à nommer des responsables départementaux, avec un gestionnaire comme substitut et en employé sénior comme responsable principal. Cela permet d’assurer une meilleure continuité en cas d’absence du gestionnaire, tout en évitant de surcharger ces derniers, qui manquent souvent de temps pour gérer directement le plan de résilience.
L’objectif de cette réflexion est de structurer clairement les responsabilités à travers trois niveaux (opérationnel, tactique et stratégique) et de garantir que les personnes choisies possèdent non seulement les compétences requises, mais aussi la capacité à gérer des situations stressantes et imprévisibles. Pour les aider dans ce processus, certaines grandes organisations, qui sont soumises à plusieurs réglementations, ont recours à des tests psychométriques pour évaluer les aptitudes des employés selon différents critères.
L’importance de savoir déléguer
Lors de l’exécution d’un plan de résilience, le coordonnateur doit pouvoir se consacrer pleinement à ses tâches. Cependant, ces responsabilités peuvent facilement être entravées par des tâches administratives, qui, bien que nécessaires, ne relèvent pas directement de son rôle stratégique.
Pour optimiser son travail, il est donc essentiel de prévoir un soutien administratif dédié. Des tâches comme la réservation de salles ou la prise de notes lors des réunions peuvent être déléguées à une personne ou une équipe de soutien. En intégrant cette approche, l’organisation garantit que chaque personne impliquée puisse se concentrer sur ses responsabilités clés sans être freinée par des obligations secondaires.
En conclusion
En tant qu’entreprise, nous vous invitons donc à vous poser cette question : vos plans de résilience comptent-ils sur les bonnes personnes aux bons postes ? C’est une question qui peut sembler banale, mais qui revêt d’une importance capitale pour assurer une meilleure réactivité en cas de crise.
Chez Benoit Racette Services-conseils inc., nous pouvons vous guider dans ce processus de réflexion afin d’optimiser l’attribution des rôles et responsabilités auprès de vos employés impliqués dans vos plans. Contactez-nous dès maintenant : [email protected].