Quand l’équipe ne répond plus à l’appel : se préparer à un absentéisme anormalement élevé

La continuité des activités repose souvent sur un élément que l’on tient pour acquis : la présence des employés. Pourtant, il suffit d’un incident soudain pour que cette ressource essentielle soit lourdement compromise.

Un scénario d’absentéisme anormalement élevé survient lorsqu’un nombre important d’employés (entre 35 % et 50 %) devient indisponible sans préavis, pour une durée indéterminée. Cette indisponibilité peut s’étendre sur quelques jours, voire plusieurs semaines. L’enjeu est d’autant plus critique qu’il peut toucher toutes les fonctions, y compris les opérations essentielles, le soutien technique, la logistique ou encore la gestion.

Ce type de perturbation peut causer des retards, des interruptions de service, une surcharge de travail pour les employés restants, des erreurs opérationnelles et une détérioration de la réputation de l’organisation. Pour s’y préparer, il faut d’abord comprendre quels types de situations peuvent provoquer un absentéisme massif.

 

Des exemples bien réels d’absences imprévues en masse

Certaines situations sont brusques, localisées et très concrètes. Elles peuvent frapper en quelques heures et provoquer un déséquilibre immédiat dans les effectifs disponibles :

• 🍽️ Intoxication alimentaire : Un buffet corporatif entraîne une intoxication à la salmonelle. En quelques heures, plus du tiers du personnel est malade.
• 🤢 Épidémie de gastroentérite : Le virus circule rapidement. Les absences se multiplient et s’étalent sur plusieurs vagues successives.
• 😷 Pandémie : COVID-19, grippe, virus respiratoires… l’impact peut durer des mois, avec des pics soudains.
• 📄 Suspension de permis de travail : Un groupe d’étudiants étrangers dépasse accidentellement la limite de 20 h/semaine. Leurs permis sont suspendus, les postes deviennent vacants du jour au lendemain.
• 🌪️ Incapacité de se rendre sur les lieux de travail : Intempérie, verglas, inondation, feu de forêt ou tornade forcent la fermeture de routes ou l’évacuation de zones entières.

 

D’autres scénarios à ne pas sous-estimer

Certaines situations sont moins visibles, mais tout aussi perturbatrices. Elles peuvent affecter des sites éloignés, certains groupes d’employés ou émerger à partir de crises externes :

• ⚠️ Perte d’un site à l’étranger : Un bureau, une usine ou plusieurs employés deviennent inaccessibles en raison d’une instabilité politique ou d’un conflit armé (ex. : Ukraine).
• 🧊 Fermeture prolongée d’écoles ou de garderies : Lors d’une tempête, d’une grève ou d’un bris majeur, plusieurs employés doivent s’absenter pour garder leurs enfants.
• 🛑 Grève partielle ou blocage externe : Des employés refusent de traverser un piquet de grève ou sont paralysés par une grève chez un partenaire clé.
• 💻 Cyberattaque paralysante : Une attaque bloque les systèmes. Les employés en télétravail ne peuvent plus accéder aux outils nécessaires.
• ✈️ Employés coincés à l’étranger : Une fermeture de frontière ou d’aéroport empêche le retour d’un groupe en déplacement.
• 🧳 Blocage administratif ou réglementaire : Des changements dans les lois d’immigration ou des retards dans les permis retardent l’arrivée d’employés essentiels.
• 🧠 Choc psychologique collectif : Une tragédie interne ou externe entraîne une vague d’arrêts de travail pour raison de santé mentale.

 

Des impacts majeurs, peu importe la cause

Peu importe l’origine de l’absentéisme — maladie, événement climatique, suspension administrative ou choc psychologique — les conséquences sont souvent similaires pour l’organisation. Lorsque des postes clés ne sont plus occupés, ce sont l’ensemble des chaînes de production, de livraison, de soutien ou de gouvernance qui peuvent être affectées. L’impact dépasse le simple remplacement d’un employé : c’est toute une dynamique opérationnelle et humaine qui est mise à l’épreuve. Voici quelques conséquences fréquemment observées :

• Ralentissement ou arrêt de certaines opérations critiques.
• Pertes de revenus ou bris contractuels.
• Atteinte à la qualité de service ou de production.
• Risque de surcharge et d’épuisement des équipes restantes.
• Image de marque fragilisée en cas de non-respect d’engagements.

 

Des stratégies concrètes à mettre en place

Il est possible de réduire les effets déstabilisants de l’absentéisme en intégrant dès maintenant certaines stratégies de continuité dans votre organisation. Ces mesures doivent être proportionnées à la taille de votre entreprise et adaptées à votre réalité opérationnelle. L’objectif est d’assurer une capacité minimale de fonctionnement, tout en évitant une surcharge des équipes restantes ou une interruption des services essentiels. Voici quelques approches à considérer :

• Plans de relève interne : Identifier à l’avance les employés capables d’assumer temporairement d’autres fonctions.
• Listes de rappel ou banques de personnel de réserve : Prévues pour des remplacements rapides et temporaires.
• Ententes avec des partenaires externes : Pour assurer certaines fonctions clés (sous-traitance partielle, fournisseurs de services temporaires).
• Télétravail et flexibilité accrue : Permet de maintenir une activité minimale, même avec un taux d’absentéisme élevé.
• Documentation des tâches critiques : S’assurer que les connaissances essentielles sont partagées et accessibles.

 

Risques croisés et effets domino : l’absence d’employés n’est jamais un incident isolé

Lorsqu’un grand nombre d’employés deviennent indisponibles, les impacts ne s’arrêtent pas au simple manque de personnel. En pratique, cette indisponibilité entraîne des effets en cascade, affectant les processus en amont, en aval et les fonctions transversales.

Par exemple, si l’équipe TI est réduite de moitié, la réponse à un incident technologique pourrait être compromise. Si des employés du service des approvisionnements sont absents, les commandes critiques peuvent être retardées. L’absentéisme massif peut donc fragiliser l’ensemble de l’écosystème interne, et rendre d’autres risques beaucoup plus difficiles à gérer.

 

Quelques gestes simples pour amorcer une véritable résilience face à l’absentéisme

Avant même d’adopter une stratégie formelle ou d’investir dans des outils spécialisés, plusieurs gestes simples, peu coûteux et souvent négligés peuvent renforcer considérablement la résilience de votre organisation. Il ne s’agit pas ici de mettre en place un programme complet, mais plutôt de créer les bases d’une continuité possible, en cas d’absence massive.

Ces gestes facilitent également la prise de décision en temps de crise, réduisent la confusion, et créent une culture de vigilance partagée au sein de l’organisation :

• Cartographier les tâches critiques par poste.
• Former des remplaçants internes polyvalents.
• Maintenir une documentation accessible des procédures essentielles.
• Créer une liste de personnel de réserve ou de partenaires de remplacement.
• Favoriser une culture de transparence et de signalement précoce des absences.

 

Exemples d’erreurs fréquentes à éviter

Face à un taux d’absentéisme élevé, certaines organisations se retrouvent paralysées non pas en raison du choc initial, mais à cause d’une mauvaise préparation ou de décisions mal avisées. Les erreurs listées ci-dessous ont été observées à plusieurs reprises dans des mandats réels ou lors d’exercices de simulation. Elles mettent en lumière des angles morts fréquents, souvent liés à une mauvaise compréhension du facteur humain ou à un excès de confiance dans les outils et les processus existants :

• Supposer que « tout le monde est remplaçable ».
• Ne pas avoir de plan de relève interne.
• Ignorer les signes précurseurs (épuisement, tensions, etc.).
• Croire que le télétravail règle tout.
• Ne pas documenter les absences critiques pendant la crise.

 

Par où commencer ? 5 actions concrètes à faire dès maintenant

Même si vous ne disposez pas encore d’un plan formel de continuité des activités, certaines actions peuvent être entreprises dès aujourd’hui pour mieux vous préparer. Ces mesures sont simples, concrètes, et peuvent souvent être intégrées sans changement majeur dans vos opérations. Elles visent à vous doter de mécanismes de réaction efficaces lorsque l’absentéisme devient trop élevé pour être absorbé naturellement par les équipes :

✅ Identifier les fonctions critiques menacées par l’absentéisme.

🧭 Documenter les procédures clés.

👥 Créer un tableau de remplaçants internes potentiels.

📞 Établir des ententes avec des partenaires de remplacement.

🧠 Simuler un scénario d’absentéisme massif pour tester votre plan.

 

Un accompagnement stratégique pour prévenir l’interruption

Chez Benoit Racette Services-conseils inc., nous aidons les organisations à protéger leurs opérations critiques, à assurer la sécurité de leurs équipes et à maintenir la confiance de leurs clients, même lorsque survient une interruption majeure.

Avec plus de 27 ans d’expérience spécialisée en continuité des affaires, gestion de crise, mesures d’urgence et plans de relève informatique, Benoit Racette vous accompagne avec rigueur et confidentialité, en transformant des enjeux complexes en solutions concrètes et adaptées à votre réalité.

🔍 Diagnostic de résilience

🛡️ Plan de continuité des affaires à jour

🚨 Plan de gestion de crise fonctionnel

💾 Plan de relève informatique réaliste

🧪 Tests et exercices pour valider vos plans et renforcer vos équipes

🎓 Formation ciblée en continuité, gestion de crise et préparation opérationnelle

Ce sont là les outils qui distinguent les organisations qui subissent… de celles qui réagissent avec maîtrise. Vous souhaitez analyser vos vulnérabilités, ajuster vos plans ou vous préparer efficacement ?

👉 Contactez-nous : [email protected]