Checklist d’automne pour les entreprises

Fermer l’été. Préparer l’hiver. Renforcer la résilience.

Avec l’automne vient le retour des imprévus : tempêtes, froid, absences de personnel ou problèmes techniques. Plutôt que d’attendre la première crise, prenez une longueur d’avance. Nous sommes heureux de vous proposer une checklist d’automne, conçue dans une logique de prévention et de continuité, qui propose des volets clés que vous pourrez adapter et compléter selon les besoins de toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

L’objectif n’est pas de dresser une liste exhaustive de toutes les actions possibles, mais de fournir un point de départ solide et pratique. Chaque entreprise pourra ainsi ajuster, personnaliser ou enrichir cette checklist selon ses propres réalités opérationnelles et ses priorités stratégiques. L’important est de transformer cette démarche en réflexe annuel : préparer l’hiver à l’avance plutôt que de le subir.

1) Ressources humaines & organisation

• Coordonnées à jour : Confirmer les numéros de téléphone, adresses courriel et contacts d’urgence des employés.
• Planification des absences : S’assurer que les congés d’automne et les vacances de Noël sont planifiés avec des remplaçants désignés.
• Santé et prévention :
  • Encourager la vaccination contre la grippe et rappeler les mesures d’hygiène en prévision de la saison des virus.
  • Réviser la politique sur l’absence en cas de maladie en intégrant l’obligation de travailler à distance lorsqu’il s’agit de maladies contagieuses (grippe, voies respiratoires, gastro, etc.).
  • Réviser le contrat d’entretien ménager des locaux afin d’y inclure des mesures rehaussées de nettoyage et de désinfection en période grippale.
• Télétravail hivernal : Vérifier que tous les employés disposent du matériel et des accès nécessaires pour travailler à distance en cas de tempête.
• Exercice interne : Organiser un court test ou rappel des consignes de communication d’urgence.

2) Bâtiments & infrastructures

• Chauffage : Inspection des systèmes de chauffage, ventilation et filtres à air.
• Groupe électrogène et alimentation de secours :
  • Établir un calendrier de tests pour les génératrices et les UPS.
  • Effectuer des tests complets avec charge réelle.
  • Vérifier le niveau de carburant et l’état des batteries des UPS.
  • Vérifier les contrats d’approvisionnement en carburant en cas de besoin.
• Toitures & gouttières :
  • Nettoyer les feuilles pour éviter l’accumulation d’eau et de glace.
  • Inspecter les toits afin de prévenir les infiltrations d’eau.
  • Identifier à l’avance des déneigeurs spécialisés pour les toits en cas de besoin durant l’hiver.
• Accès & stationnements : Vérifier les contrats de déneigement, l’approvisionnement en abrasifs et l’éclairage extérieur.
• Éclairage :
  • Vérifier le bon fonctionnement de l’éclairage d’urgence.
  • S’assurer que les zones à risque (intérieur et extérieur, incluant les stationnements) sont correctement éclairées.
• Équipements de sécurité : Mise à jour des extincteurs, vérification des sorties de secours et des systèmes d’alarme.
• Systèmes de surveillance : S’assurer du bon fonctionnement des caméras, systèmes d’enregistrement et dispositifs de contrôle d’accès.

3) Technologie & opérations

• Sauvegardes : Vérifier la fréquence, l’intégrité et l’accès aux copies hors site.
• Plan de relève informatique (PRI) : Simuler un test de restauration partielle ou complète.
• Équipements critiques : Entretenir les serveurs, UPS, onduleurs et systèmes de climatisation des salles TI.
• Connexion à distance : S’assurer que VPN et solutions cloud sont opérationnels et sécurisés.
• Scénarios d’interruption : Réviser la réponse en cas de panne électrique prolongée.

4) Chaîne d’approvisionnement & logistique

• Stocks critiques :
  • Faire l’inventaire et augmenter les niveaux tampons pour éviter une rupture durant l’hiver.
  • Vérifier les seuils minimaux et maximaux des inventaires et les recalibrer selon l’évolution des besoins.
• Fournisseurs : Valider la capacité de livraison en cas d’intempéries et documenter des alternatives.
• Transport : Vérifier les contrats avec transporteurs (ex. clauses de retard météo).
• Entretien préventif : Révision des véhicules, équipements et machines avant l’hiver.
• Flux saisonniers : Anticiper les hausses ou baisses d’activité liées à l’automne et aux Fêtes.

5) Plans & communication

• PCA/PGC (plans de continuité des activités et de gestion de crise) : Mettre à jour les documents avec les nouvelles coordonnées, ajustements d’équipes et changements de fournisseurs.
• PMU (plan de mesures d’urgence) : Réviser les procédures spécifiques aux tempêtes hivernales.
• PSI (Plan de sécurité incendie) : Mettre à jour le document, procéder à une inspection complète des dispositifs de détection et vérifier le panneau d’alarme incendie.
• PCC (Plan de continuité des communications) : Réviser le contenu et s’assurer de sa pertinence.
• Communication interne : Vérifier que les employés savent comment recevoir les avis (texto, courriel, appels).
• Communication externe : Préparer des gabarits de messages pour clients/fournisseurs en cas de fermeture imprévue.
• Test éclair : Envoyer un message test à toute l’organisation pour valider les listes de diffusion.

6) Santé, sécurité & prévention

• Trousse d’urgence : Vérifier et réapprovisionner les trousses de premiers soins.
• Équipements saisonniers : Installer tapis antidérapants, vérifier les détecteurs de CO₂ et de fumée.
• Risques extérieurs : Sécuriser les arbres, structures temporaires, enseignes et mobilier extérieur avant les grands vents.
• Formation : Rappeler les procédures en cas de chute, verglas ou panne de chauffage.
• Bien-être : Prévoir des mesures pour limiter la fatigue et le stress en période de surcharge automnale.

Conclusion — Un pas d’avance vaut une saison gagnée

En traitant l’automne comme une période-clé de prévention, vous réduisez les risques d’interruption, sécurisez vos équipes et maintenez la confiance de vos clients. Mieux vaut préparer maintenant que réagir dans l’urgence : ces actions vous feront gagner en résilience tout l’hiver.

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